Le Code de procédure civile (CPC) règle entre autres le déroulement de la procédure judiciaire. Selon l'art. 197 CPC, la procédure au fond doit être précédée d’une tentative de conciliation. Selon le principe « d’abord la conciliation, ensuite le jugement ». Conformément à l'art. 198 CPC, l’obligation de procéder à une tentative de conciliation n’a pas lieu dans peu de cas d'exception ou si les parties y ont renoncé d’un commun accord. Ce dernier point n'est possible que si la valeur litigieuse (montant chiffré de l'exigence) s’élève à au moins CHF 100 000.-- ou si le défendeur a son siège/domicile à l’étranger, que son lieu de résidence est inconnu ou que le litige relève de la loi fédérale sur l’égalité (art. 199 CPC).

En fonction de la réglementation cantonale (loi d’organisation judiciaire), la demande de conciliation dans des litiges du droit du travail doit être adressée soit au juge de paix responsable soit à une autorité de conciliation conçue de manière paritaire. En règle générale, le tribunal du domicile ou du siège du défendeur ou celui du lieu où le travailleur exerce habituellement son activité professionnelle est compétent pour statuer sur les actions relevant du droit du travail (Art. 34 CPC).

La demande de conciliation peut être faite par écrit ou par oral et mentionnée au procès-verbal. L’important est de décrire brièvement ce qui est exigé par qui et pourquoi. L’audience doit avoir lieu dans les deux mois qui suivent la réception de la requête ou la fin de l’échange d’écritures (Art. 203 CPC).

Devoir de comparaître personnellement à la conciliation

Si une plainte est déposée auprès du juge de paix, la personne a le devoir de comparaître personnellement. En tant qu’employeur, il n'est possible de se faire représenter par un employé que dans une procédure simplifiée (art. 243 CPC, valeur litigieuse allant jusqu’à CHF 30 000.--) et que s’il a été habilité à transiger. En ce qui concerne la représentation, il est toujours recommandé de s’adresser au préalable à l’instance de conciliation. Pour des questions d’impartialité, la partie adverse doit être informée à l’avance de la représentation (Art. 204 CPC).

Les conséquences en cas de non-comparution pour le défendeur et le demandeur sont réglées différemment : si le demandeur ne comparaît pas lors de la procédure de conciliation, la demande est considérée comme retirée. Par contre, si le défendeur ne comparaît pas, la conciliation est considérée comme échouée et une autorisation de procéder est délivrée au demandeur. Dans un cas actuel devant le Tribunal fédéral, le juge de paix en cause avait dispensé la demanderesse de comparaître et lui avait établi une autorisation de procéder après que le défendeur avait annoncé au préalable sa non-comparution à la date de conciliation. Le Tribunal fédéral a décidé que cette manière de procéder est illicite et l’a déclarée irrecevable (décision du 5 février 2020, ATF 4A_416/2019). Ce qui signifie qu’en tant que demandeur, il est conseillé de donner suite à l’invitation de l’autorité de conciliation même si l’on sait que la contrepartie ne comparaîtra pas.

Que faire en cas d’essai de conciliation échoué ?

Si les parties ne peuvent pas se mettre d’accord devant l’autorité de conciliation, une autorisation de procéder est délivrée au demandeur (art. 206 CPC). Le demandeur est en droit de porter l’action devant le tribunal dans un délai de trois mois à compter de la délivrance de l’autorisation de procéder (art. 209 CPC).

Coûts

En règle générale, dans les litiges de droit du travail allant jusqu’à une valeur litigieuse de CHF 30 000.--, les parties ne doivent pas assumer de frais ni pour la procédure de conciliation ni pour la procédure juridique. Il n’est (pour le moment) pas non plus alloué de dépens en procédure de conciliation (par ex. coûts pour la représentation par un avocat). (Art. 113 CPC). La présente description de la procédure de conciliation consiste en une description grossière des éléments et des principes les plus importants. Selon le cas, les conditions et le déroulement de la procédure civile peuvent varier.

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