Instructions liées à la sécurité désormais possibles au format numérique

Dans le nouveau règlement européen sur les machines 2023/1230, qui sera applicable à partir du 20 janvier 2027, la notice d’instructions ainsi que la déclaration de conformité au format numérique sont explicitement autorisées comme option standard. Il en va évidemment de même pour les documents relatifs aux quasi-machines.

Les associations nationales concernées (entre autres Swissmem) sont intervenues auprès de la Commission européenne avec l’association faîtière européenne Orgalim et ont suggéré que les fabricants aient la possibilité de remettre les instructions liées à la sécurité de leur produit au format numérique avant même que le nouveau règlement européen sur les machines 2023/1230 ne devienne applicable.

Notre lobbying a porté ses fruits. Mi-avril, la Commission européenne a modifié les lignes directrices relatives à la directive sur les machines 2006/42/CE, ce qui signifie que les instructions liées à la sécurité peuvent désormais être mises à disposition par le fabricant au format numérique – et ce donc, d’ores et déjà au titre de la directive actuelle sur les machines 2006/42/CE

Une modification de la directive sur les machines n’est pas nécessaire à cet effet, car celle-ci n’impose aucune exigence quant au format de ces documents. Seules les lignes directrices ont jusqu’à présent fait référence, de manière restrictive, au consensus général selon lequel toutes les instructions liées à la sécurité doivent être fournies sur support papier. Avec la version 2.3 publiée en avril, les lignes directrices ont été modifiées à plusieurs endroits. Dans les mêmes conditions que celles qui seront appliquées à l’avenir dans le cadre du nouveau règlement européen sur les machines, les fabricants peuvent en principe fournir les instructions liées à la sécurité au format numérique. Il ne s’agit pas (comme ce sera aussi le cas plus tard selon le règlement sur les machines) d’une obligation pour les fabricants. Le support papier reste conforme à la loi. 

Les exigences relatives au contenu et à la langue restent celles de la directive sur les machines (1.7.4. de l’annexe I).

Restrictions

Toutefois, en passant au format numérique, il convient de respecter certaines exigences et le format numérique ne s’applique pas sans exception (voir ci-après les exigences en détail). Si l’utilisateur demande une version papier lors de l’achat, celle-ci doit être mise à sa disposition gratuitement dans un délai d’un mois. Dans le cas de machines destinées à des utilisateurs non professionnels, les informations de sécurité essentielles à la mise en service de la machine en toute sécurité doivent être disponibles sur support papier. Il en va de même si le produit est destiné à des utilisateurs professionnels, mais qu’il faut s’attendre, dans certaines circonstances, à ce qu’il puisse être utilisé par des utilisateurs non professionnels.

En outre, nous recommandons de procéder préalablement à la clarification suivante :

Certains États membres (p. ex. la Pologne, nous n’en connaissons pas d’autres) prévoient dans leur législation nationale sur l’application de la directive sur les machines que la notice d’instructions et la déclaration de conformité doivent être fournies sur support papier. De telles réglementations nationales étaient jusqu’à présent compatibles avec la manière de procéder de l’UE. Or il en résulte ici une différence que l’on ne peut pas ignorer en la justifiant par le droit supérieur de l’UE, d’autant plus que les lignes directrices modifiées ne sont pas des lois. On ne sait donc pas comment les autorités de surveillance du marché réagissent dans de tels États lorsque tout est livré au format numérique. Dans tous les cas, il est recommandé de demander au client d’un État membre si le droit national connaît une telle disposition. Cela concerne tous les produits visés par la directive sur les machines.

Les exigences en détail

Machines

Pour la remise de la notice d’instructions au format numérique, les exigences suivantes doivent être remplies :

• En premier lieu, il convient d’indiquer sur la machine elle-même comment il est possible d’accéder à la notice d’instructions numérique. Si cela n’est pas possible, cela peut être fait sur l’emballage ou dans un document d’accompagnement.
• Le format dans lequel la notice d’instructions numérique est mise à disposition doit pouvoir être imprimé, téléchargé et enregistré.
• Il doit être possible d’accéder à tout moment à la notice d’instructions (même en cas de panne de la machine). L’accès doit être garanti en cas de panne également lors de l’intégration dans le logiciel de la machine.
• Pendant au moins 10 ans après la mise sur le marché ou pendant la durée de vie prévue, la notice d’instructions doit être accessible en ligne.
• Un utilisateur, qu’il soit professionnel ou non, a le droit de demander, au moment de l’achat, qu’on lui fournisse une notice d’instructions sur support papier. Le fabricant doit la fournir gratuitement dans un délai d’un mois.
   

• Pour les machines destinées à un usage non professionnel, les informations essentielles de sécurité doivent continuer à être fournies sur support papier. Les informations essentielles de sécurité sont celles qui garantissent une mise en service et une utilisation sûres du produit. Cela s’applique également lorsqu’il est raisonnablement prévisible que des machines destinées à des professionnels puissent être utilisées par des utilisateurs non professionnels. 

Quasi-machines

Pour la remise de la notice d’assemblage au format numérique, les exigences suivantes doivent être remplies :

• En premier lieu, il convient d’indiquer sur la quasi-machine elle-même comment accéder à la notice d’assemblage numérique. Si cela n’est pas possible, cela peut être fait sur l’emballage ou dans un document d’accompagnement.
• Le format dans lequel la notice d’assemblage numérique est mise à disposition doit pouvoir être imprimé, téléchargé et enregistré.
• Il doit être possible d’accéder à tout moment à la notice d’assemblage (même en cas de panne de la quasi-machine). L’accès doit être garanti en cas de panne également lors de l’intégration dans le logiciel de la quasi-machine.
• Pendant au moins 10 ans après la mise sur le marché de la quasi-machine, la notice d’assemblage doit être accessible en ligne.
• La personne qui installe la quasi-machine a le droit de demander, au moment de l’achat, qu’on lui fournisse la notice d’assemblage sur support papier. Le fabricant doit la fournir gratuitement dans un délai d’un mois.

Déclaration de conformité et d’incorporation

La déclaration de conformité et la déclaration d’incorporation peuvent également être fournies au format numérique. Là encore, c’est une option, mais pas une obligation. La déclaration de conformité ou d’incorporation ne doit pas nécessairement être présente sous la même forme que la notice d’instructions ou d’assemblage. Cette constellation permet aux entreprises de choisir le mode qui leur convient le mieux.

Si la déclaration de conformité ou d’incorporation continue d’être fournie sur support papier, rien ne change. La déclaration accompagne le produit.
Si la déclaration de conformité ou d’incorporation est fournie au format numérique, la notice d’instructions ou la notice d’assemblage doit indiquer l’adresse Internet ou le code lisible par machine permettant d’accéder à la déclaration de conformité ou d’incorporation. En l’état actuel des choses, il est recommandé d’apposer (également) la mention sur le produit lui-même. La déclaration de conformité doit être accessible en ligne pendant la durée de vie prévue et, dans tous les cas, pendant au moins 10 ans à compter de la mise sur le marché. Pour la déclaration d’incorporation, les 10 ans s’appliquent également.

Swissmem organisera le 1er juillet 2024 un séminaire d’une demi-journée au cours duquel la notice d’instructions numérique selon la directive sur les machines sera également abordée (en allemand). Vous trouverez de plus amples informations ici.

Pour toute question de la part des membres, Urs Meier se tient à leur disposition  (u.meiernoSpam@swissmem.ch).