Gemäss Art. 327a Abs. 1 OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden alle für die Ausführung der Arbeit notwendigen Ausgaben (Spesen) zu ersetzen. Weiter sind bei der Arbeit an Orten, die vom gewöhnlichen Arbeitsort abweichen, auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen zu vergüten.
Das Gesetz schreibt den Ersatz von Spesen vor, die der Arbeitnehmende im Interesse des Arbeitgebers getätigt hat. Zu ersetzen sind dabei nur jene Auslagen, die ein sorgfältiger Arbeitnehmender als notwendig ansehen durfte. Der Arbeitnehmende muss Notwendigkeit und Höhe der Spesen beweisen (BGE 131 III 439 E 5.1) sowie diese mittels Belegen im Detail ausweisen.
Notwendige Auslagen gemäss Art. 327a Abs. 1 OR
Unter die grundsätzlich notwendigen Auslagen eines Arbeitnehmenden fallen u.a. Briefporto, Telefongebühren, Geschäftsessen, Dienstreisen, Verzollungs- und Visumskosten bei Auslandsreisen.
Wenn die zu erbringende Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts (Betriebsstätte oder Wohnort des Arbeitnehmenden) erfolgt, sind die Kosten für die Fahrt ab dem üblichen Arbeitsort, für die Verpflegung sowie für eine allfällige Unterbringung Auslagen im Sinne des Gesetzes.
Der Kauf von Kleidung gehört hingegen in der Regel zu den persönlichen Ausgaben und ist nicht erstattungspflichtig. Bei Sicherheitsvorschiften (z.B. Schutzkleider) oder wenn der Arbeitgeber eine besondere Dienstkleidung vorschreibt (Uniformen), muss letzterer diese zur Verfügung stellen oder die hierfür entstandenen Auslagen tragen (JAR 1986 75f.).
Zuletzt sei bemerkt, dass Kosten für eine Ausbildung oder eine Weiterbildung in der Regel keine Auslagen darstellen und vom Arbeitnehmenden selber zu tragen sind (GewGer ZH 1969 Nr. 83 und zur Abgrenzung von Einarbeitung und Weiterbildung AGer ZH JAR1999 327).
Besonderheit der Benutzung eines Motorfahrzeugs gemäss Art. 327b OR
Als Spezialnorm zu Art. 327a OR regelt Art. 327b OR die Rückerstattung von Auslagen im Zusammenhang mit der Benutzung eines Motorfahrzeugs. Demnach besteht gemäss Art. 327b Abs. 1 OR ein Ersatzanspruch nur, wenn die Verwendung des Motorfahrzeugs für die Arbeit und mit Einverständnis des Arbeitgebers geschieht. Letzterer muss mit dem Einsatz eines Fahrzeugs rechnen und dies nicht von Anfang an ausgeschlossen haben.
Zu ersetzen sind die üblichen für den Betrieb und den Unterhalt des Fahrzeugs anfallenden Kosten (u.a. Benzin, Öl, Pneus, Service, Frostschutzmittel usw.). Wenn der Arbeitnehmende im Einverständnis mit dem Arbeitnehmer das eigene Auto verwendet, sind auch die Kosten für Motorfahrzeugsteuer, obligatorische Haftpflichtversicherung und Abnutzung nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu bezahlen.
Oft wird der Ersatz der oben beschriebenen Kosten mit einer Kilometerentschädigung vergütet, die all diese Kosten pauschal abdeckt.
Fälligkeit von Spesen
Gemäss Art. 327c Abs. 1 OR wird der Auslagenersatz aufgrund der vom Arbeitnehmenden erstellten Abrechnung mit der nächsten monatlichen Lohnzahlung fällig. Dabei umfasst die Abrechnungspflicht auch das Einreichen von sämtlichen Belegen. Fehlen einzelne Belege, kann sich der Arbeitgeber auf die Zahlung eines Vorschusses beschränken. Weiter können die Parteien im gegenseitigen Einvernehmen eine kürzere Frist zur Zahlung der Spesen vereinbaren.
Zum Schluss sei noch bemerkt, dass Spesen grundsätzlich nur bei tatsächlicher Beschäftigung geschuldet sind (Oger LU in JAR 2000 S.154) und bei einer allfälligen Freistellung durch den Arbeitgeber entfallen.
Verjährung des Anspruchs auf Spesenersatz
Aufgrund des Hinweises in Art. 341 Abs. 2 OR sind die in Art. 127 – 142 OR enthaltenen allgemeinen Vorschriften über die Verjährung auch auf Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis anwendbar. Dabei beginnt die Verjährung mit der Fälligkeit jedes einzelnen Anspruchs zu laufen.
Gemäss einer Mehrheit der Lehre gelten Spesen und Auslagen als «geldwerte Forderungen» und unterliegen daher bei einer Forderung des Arbeitnehmenden einer verkürzten Verjährungsfrist von fünf Jahren gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR (BGE 75 II 371 und ZH JAR 1990 S. 130).
Wenn der Arbeitnehmende zu lange zuwartet mit der Geltendmachung von Spesen und Auslagen mittels Abrechnung, kann das allerdings gegen den Grundsatz von Treu und Glauben verstossen (BGE 91 II 372 und AGer ZH in ZR 1990 Nr. 24 = JAR 1990 S. 127) und allenfalls gemäss Art. 2 ZGB eine vorzeitige Verwirkung (vor Ablauf der 5-Jahresfrist) des Anspruchs auslösen (Oger AG JAR 1985 S. 172f.). An den Tatbestand des Rechtsmissbrauchs sind jedoch hohe Anforderungen gestellt (BGE 131 III 439 E. 5).
Swissmem-Mitgliedern gibt Marcel Marioni, Ressortleiter Bereich Arbeitgeberpolitik (044 384 42 09 oder m.marioninoSpam@swissmem.ch) weitere Auskunft.